什么是合同管理?

　　合同管理是指某人負責管理員工或供應商或其他方的合同。管理合同是一種被忽視的管理形式。合同管理是管理合同創(chuàng)建，執(zhí)行和分析的過程，以最大限度地提高組織的運營和財務績效，同時降低財務風險。組織在降低成本和改善公司績效方面面臨越來越大的壓力。合同管理被證明是業(yè)務中非常耗時的元素，這促進了對有效，自動化的合同管理系統(tǒng)的需求。

　　合同管理系統(tǒng)用于管理法律合同的創(chuàng)建、協(xié)商、簽名、續(xù)簽和數(shù)據(jù)分析。它使業(yè)務團隊能夠從一個統(tǒng)一的工作空間大規(guī)模自助服務，達成協(xié)議并管理常規(guī)合同。現(xiàn)在，涉及承包商的大多數(shù)復雜項目都使用合同管理軟件，而不是依靠紙質合同的手動管理。它已成為跟蹤涉及成本的多個活動的必要工具，并且對于自動化管理、確保合規(guī)性、監(jiān)控風險、運行報告和觸發(fā)警報特別有用。除了這些類型的功能外，合同管理軟件系統(tǒng)還為員工提供了一個集中式存儲庫，使員工可以在一個地方快速訪問所有合同。將合同存儲在多個位置可能會延遲和中斷合同過程。合同管理軟件可以通過無代碼或低代碼開發(fā)平臺自主開發(fā)，也可以選擇個性化定制開發(fā)服務，無論哪種方式都可以滿足需求。

　　合同管理系統(tǒng)的功能

　　公司的合同管理系統(tǒng)不僅列出了這些重要的細節(jié)，而且還控制了公司賣方可能無法正常運行的風險。合同管理系統(tǒng)的功能包括：

　　· 存儲公司的標準化合同

　　· 一個核心工作流管理系統(tǒng)，用于促進和管理新合同的草擬和執(zhí)行。

　　· 適應供應商關系及其交互的靈活性

　　· 包含供應商應達到的里程碑的日歷

　　· 檢查清單以管理合同生命周期內(nèi)的信息和活動

　　· 合規(guī)性監(jiān)控

　　· 警報以指示預期行為的變化

　　· 商定的交付時間表和跟蹤它們的能力

　　· 每個產(chǎn)品線和供應商的價格和預算。

　　· 記錄存托憑證以保存公司使用的實時合同和標準合同。

　　· 事件管理的任何問題。

　　· 要求主管部門應對合同的任何不遵守情況。

　　· 提案請求(RFP)管理，包括：基于模板的創(chuàng)建。交互式和動態(tài)工作流管理的創(chuàng)建。貫穿整個生命周期的結構化RFP管理。

　　· 合同管理，包括：基于模板的創(chuàng)建。交互式和動態(tài)工作流管理的創(chuàng)建。貫穿其生命周期的結構化合同管理。

　　· 將顯示哪些合同的管理信息：具有最大的潛在風險，管理成本高昂，價值最大，即將續(xù)約，管理時間過長。

　　合同管理系統(tǒng)的優(yōu)點

　　當公司達到足夠的規(guī)模或增長階段時，它們通常會在合同管理上進行投資，這意味著合同數(shù)量正在失去控制。此處風險迅速增加，因此是控制流程的好時機。

　　以下是實施合同管理系統(tǒng)的一些主要優(yōu)點：

　　優(yōu)點一：更快

　　根據(jù)末模板修改比從頭開始編寫文檔要快。數(shù)字化而不是每次手動完成，則整理多個個文檔的速度要快得多。無需物理合同涉及的手動流程、協(xié)作、協(xié)商和簽名都可以更快地進行。

　　優(yōu)點二：協(xié)作

　　您的新雇主向您發(fā)送了一份合同。您想接受，但是開始日期錯誤。您必須給他們打電話;他們在Word doc中進行更改，將其導出為PDF，進行打印，將其發(fā)送到帖子中，幾天后到達。但是他們誤記了您的地址。我們又去了。使用合同管理軟件，各方可以立即對實時文檔進行更改。

　　優(yōu)點三：可共享

　　文檔準備就緒后，無論是需要審核的同事還是需要簽名的交易對手，都可通過電子郵件將其鏈接發(fā)送給相關各方。

　　優(yōu)點四：可搜索

　　在數(shù)字系統(tǒng)中存儲和管理合同意味著可搜索性的水平，與手動處理相比可節(jié)省大量時間。在幾毫秒內(nèi)通過數(shù)字方式找到具體結果顯然比在文件柜中尋找線索更可取。

　　優(yōu)點五：安全性

　　以往，一份敏感的合同的安全程度往往取決于它被鎖在里面的文件柜。合同管理系統(tǒng)通常使用加密和復雜的網(wǎng)絡安全技術將所有合同安全地鎖定在多層密碼后。最好的解決方案具有極其強大的防御機制，可確保數(shù)據(jù)安全。

　　優(yōu)點六：定期備份

　　由于不可預見的事件(例如火災和洪水)，實物合同也容易遭受損失或破壞，這可能會使當事方不確定其權利和義務。合同管理系統(tǒng)解決方案可以無限期地存儲文檔，并定期對其進行備份，以消除丟失的風險。

　　優(yōu)點七：可擴展性

　　如果您每月需要10個銷售協(xié)議突然變成500個，那么您需要做的最后一件事就是法律上的瓶頸。用戶依賴合同管理軟件，因為他們可以快速增加自己創(chuàng)建的合同的數(shù)量，而無需額外的人員或預算。解決方案需要易于采用才能成功擴展。

　　優(yōu)點八：全球性

　　在世界范圍內(nèi)達成協(xié)議是企業(yè)不再需要承擔的商業(yè)成本。現(xiàn)在，用戶可以立即使用合同管理軟件，與世界另一端的客戶取得服務供應商協(xié)議，無論用戶身在何處，都可以共享和協(xié)作獲取法律文件。

　　優(yōu)點九：無限性

　　一家公司可能需要保留成千上萬的合同，這個合同數(shù)量只會隨著時間的推移而增長。合同管理軟件意味著此存儲問題是一個云存儲，而不是倉庫采購。查找合同也很容易，而不必從地下室發(fā)掘出實際副本。

　　選擇合適的合同管理系統(tǒng)

　　企業(yè)在不斷的發(fā)展過程中，隨著業(yè)務量的累積，簽訂的合同數(shù)量逐漸增多，需要人工處理大量的合同信息，如果仍然用傳統(tǒng)方式管理合同，會導致一系列的問題，員工的工作效率低，翻查合同信息過程麻煩，阻礙企業(yè)的發(fā)展。白碼合同管理系統(tǒng)應運而生，所有合同信息線上統(tǒng)一管理，自動統(tǒng)計合同金額、記錄合同的違約信息、索賠信息、和開票信息等。通過使用此管理系統(tǒng)，您可以輕松管理所有合同文件，跟蹤支出，協(xié)商更好的交易以及減輕財務風險。其他有益的結果包括有機會消除過多的庫存，提高合同合規(guī)性以及團隊效率。